バーチャルオフィスとは?どんなことができるの?

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レンタルオフィスにはさまざまな種類がありますが、その中の一つに「バーチャルオフィス」というものがあります。

実はこのバーチャルオフィスについて、よく誤解をしている方が多いため、今回はどのようなレンタルオフィスなのかを解説します。

 

バーチャルオフィスとは

 

バーチャルオフィスとは簡単に言うと「仮想事務所」です。

個人事業主やフリーランスなど、自宅で作業をする方は自分のオフィスを必要としていないことがほとんどですが、事業をおこなう上では住所が必要という場面が多くあります。

「自宅をそのまま事業用の住所として使えばいいのでは?」と思う方、それは間違いです。

賃貸暮らしの方だと「居住用」として住まいを賃貸契約している、あるいは物件自体が「居住以外は認めない」としていることが多いため、住所をそのまま使用することができません。

ですから、自宅を作業場としている方や、ほとんどクライアントの事務所で仕事をしている方は事業用の住所を求めるのです。

 

そんなとき役に立つのが「バーチャルオフィス」!

バーチャルオフィスはワークスペースはなく、代わりに「住所の貸し出し」をしています。

事業用として使える住所を持っていないという多くの方がバーチャルオフィスを利用しているのです。

 

バーチャルオフィスでできること

 

実はバーチャルオフィスは住所の貸し出し以外にもサービスが充実しています。

 

電話番号やFAX番号が利用可能

 

近年は携帯電話社会となっていますが、事業をおこなう上ではまだ「固定電話」を必要としていることが多く、中には固定電話の有無で信用度が変わることもあります。

そこでバーチャルオフィスでは電話番号およびFAX番号の貸し出しサービスがあり、大変便利です。

しかし、貸し出しが可能であっても、オプションとして利用することになるのか、電話の転送サービスもおこなってくれるのか、その点についてしっかり各バーチャルオフィスに確認する必要があります。

 

郵便物の受け取り・転送

 

事業を開始すると、登録した住所にさまざまな郵便物が届くことでしょう。

バーチャルオフィスでは郵便物の受け取り・転送の手続きをしてくれるところがほとんどです。

ただし、こちらに関しても別途料金が発生するサービスなのか、そもそも転送はしてくれるのかといった具体的なサービス内容を確認しましょう。

また、郵便物の内容によっては代行してくれないことも多いため、注意してください。

 

会議室の利用

 

バーチャルオフィスの運営先によっては「会議室」を貸し出しているところもあります。

やはり事業をおこなっていく上で、打ち合わせやクライアント先との会議など場所を必要とすることがあるでしょう。

必要になった時のことも考えて、契約するバーチャルオフィスに会議室の貸し出しサービスをおこなっているのかを確認しておくことが大切です。

また、事前の予約や料金が別途発生するため、事前の準備を怠らないようにしましょう。

 

場合によってはデスクの貸し出しも

 

基本バーチャルオフィスはデスクの貸し出しをしていません。

しかし、稀ではありますが、バーチャルオフィスとは言いつつ、ワークスペースを貸し出しているところもあります。

ワークスペースが必要な場合も稀かと思いますが、もし必要であれば契約前に確認しましょう。

 

バーチャルオフィスのメリット

 

バーチャルオフィスを利用することによるメリットは以下のとおりです。

 

とにかく低コスト

 

バーチャルオフィスはワークスペースの貸し出しが基本ないため、一般的なレンタルオフィスよりコストを安く抑えられます。

月額だと1,000〜5,000円前後、高くても10,000円前後がほとんどです。

住所のためだけにオフィスを契約するとなると何十万もかかってしまいますが、住所や電話番号などの利用だけでいいということでしたら、かなり節約できそうですね。

 

住所のおかげで信用度UP

 

例えば法人登記をおこなう場合、やはり信用情報が重要視されることでしょう。

もし、登録しようとする住所が以前犯罪で利用されていた場合だと、「この人は本当に信用できる人なのか?」と怪しまれてしまいますし、クライアントからも取引して問題ないのか?と疑ってしまうことになりかねません。

そこで、ビジネス街の中心地などを住所として登録すると、登記もクライアントからの信頼も厚くなること間違いなしです。

ただし、価値の高い住所ほどバーチャルオフィスの料金も比例して高くなりますので、しっかり検討しましょう。

 

バーチャルオフィスのデメリット

 

バーチャルオフィスにもメリットだけではなく、デメリットもあります。

 

法人銀行口座の開設が不可能なことも

 

起業すると法人用の銀行口座を開設することがあるでしょう。

その時、バーチャルオフィスだと口座開設ができないこともあります。

バーチャルオフィスの貸し出し住所だと、犯罪や詐欺に悪用されてしまうケースが多く、そういったトラブルを防ぐために審査がおりないことがあるのです。

 

融資を受けられないことも

 

銀行口座と同じく、バーチャルオフィスで貸し出された住所だと、事業の実態が見えないという面から融資を受けられないこともあります。

もし、開業段階から融資を希望している場合はバーチャルオフィスを契約することはあまりおすすめできません。

 

バーチャルオフィスを上手に活用しよう

 

バーチャルオフィスは必要最低限のサービスが整った仮想オフィスなので、手軽に利用しやすい点がメリットですよね。

ただし、信用問題の点で不便に感じる場合はよく検討してから契約するようにしましょう。

 

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